Sélectionnez toutes les dépenses que vous souhaitez régler.
Cliquez sur «Payer les dépenses en suspens».
Une fois que vous avez sélectionné les entrées à payer, vous pouvez laisser sur «Toutes» la sélection figurant sous «Sélectionner les dépenses», ou bien décider de ne régler que les dépenses ayant un délai de paiement que vous pouvez librement choisir.
Sous «Payer les dépenses», vous pouvez indiquer la date de déclenchement du paiement, qui peut être le jour ouvrable suivant ou un nombre de jours librement choisi avant la date d’échéance.
Si vous laissez le statut à attribuer sur «En suspens», vous verrez s’afficher– dès lors que le paramétrage correspondant a été effectué – le montant au débit dès que celui-ci aura été effectué, grâce à la comparaison automatique de compte.
Dans le registre «Créanciers», ouvrez les «Dépenses». Cliquez sur «Nouveau avec PDF».
Sélectionnez le fichier PDF sur votre PC et confirmez en cliquant sur «Charger».
Le nom du créancier, les données du compte, le numéro de référence BVR et le montant total sont repris, pour autant qu’ils soient disponibles. La date actuelle est automatiquement saisie et doit donc éventuellement être modifiée.
Il faut également choisir la date d’échéance et la catégorie.
Les données peuvent être enregistrées.
Vous recevez alors une confirmation, que vous pouvez fermer en cliquant sur «Ok». Si vous ne souhaitez pas recevoir ce message à chaque fois, vous pouvez cocher la case «Ne plus afficher» avant de confirmer.
La facture est désormais enregistrée dans les dépenses en suspens.
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Évaluer
Vous avez plusieurs possibilités de consultation et d’analyse de vos dépenses.
Tout d’abord, vous pouvez accéder à une vue d’ensemble sous «Créanciers» > «Dépenses». Cet aperçu vous montrera par exemple les dépenses payées, en cours ou en suspens pour chaque mois. Vous pourrez également obtenir cette vue d’ensemble pour toute la période au cours de laquelle vous utilisez SmartBusiness.
Par ailleurs, en allant dans «Créanciers» > «Créanciers», vous pourrez visualiser la liste de tous vos fournisseurs. D’abord, vous trouverez de nouveau une vue d’ensemble se rapportant aux fournisseurs et portant sur la durée totale ou sur un mois particulier.
Si vous choisissez ensuite un fournisseur, vous verrez s’afficher les dépenses concrètes qui peuvent être attribuées à ce fournisseur pour cette période.
Les catégories permettent une analyse plus fine des dépenses. Par exemple, vous avez la possibilité de subdiviser avec précision une facture de votre opérateur de téléphonie et d’Internet, ce qui vous donnera une vue d’ensemble des différents coûts. Vous pourrez ainsi voir le montant de vos frais de téléphone, même s’ils ne sont pas tous imputables à un fournisseur ou si ce dernier fournit aussi d’autres prestations.
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Non, il n’est pas possible d’enregistrer des comptes de comptabilisation. La solution de contournement consiste à ajouter les numéros des comptes de comptabilisation aux catégories, ce qui vous facilitera la tâche pour votre comptabilité.
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Comparaison
Si vous avez paramétré la comparaison automatique de compte, vous obtiendrez à la date souhaitée un e-mail vous indiquant qu’une transaction sortante a eu lieu.
Une transaction peut toujours avoir différents statuts, les plus fréquents étant «Attribué» ou «Non attribué».
Une transaction attribuée change de statut le jour où l’e-mail est reçu, au lendemain du débit du compte. Elle passe sur «Payé» et est affichée comme telle.
Dans le cas d’une transaction non attribuée, vous devez d’abord vérifier manuellement à quelle facture se rapporte la dépense en question.
Cela ne signifie pas pour autant que le paiement n’a pas été effectué!
Il se peut que, bien qu’ayant eu lieu, il ne puisse pas être clairement attribué dans SmartBusiness. Ceci peut s’expliquer par l’existence de nombreuses factures de mêmes montants pour les mêmes fournisseurs.
