Wählen Sie alle Ausgaben aus, die Sie begleichen möchten.
Klicken Sie auf «Offene Ausgaben bezahlen».
Wenn Sie die zu bezahlenden Einträge ausgewählt haben, können Sie die Auswahl unter «Ausgaben auswählen» auf «Alle» lassen, ansonsten könnten Sie noch entscheiden, ob Sie nur die Ausgaben begleichen möchten, die innert einer frei wählbaren Frist fällig sind.
Unter «Ausgaben bezahlen» können Sie bestimmen, wann die Zahlung ausgelöst wird. Dies kann entweder am nächsten Arbeitstag sein oder eine frei wählbare Zeitspanne vor dem Fälligkeitsdatum betreffen.
Wenn Sie den zu wechselnden Status auf «pendent» lassen, wird Ihnen – sofern eingerichtet – anhand des automatischen Kontoabgleiches angezeigt, sobald der Betrag effektiv belastet wurde.
Navigieren Sie unter dem Register Kreditoren zu den Ausgaben. Wählen Sie «Neu mit PDF».
Wählen Sie die pdf-Datei auf Ihrem PC aus und bestätigen Sie mit „Hochladen“.
Kreditorenname, Kontoangaben, ESR-Referenznummer und Totalbetrag werden, sofern vorhanden, übernommen. Als Datum wird das Aktuelle übernommen und muss daher evtl. noch angepasst werden.
Das Fälligkeitsdatum und die Kategorie müssen ausgewählt werden.
Die Angaben können gespeichert werden.
Sie erhalten eine Bestätigung und können diese mit „OK“ schliessen. Wenn Sie die Bestätigung nicht jedes Mal erhalten möchten, können Sie dies mit dem Anwählen der Option „nicht mehr anzeigen“ bestätigen.
Die Rechnung ist nun unter den offenen Ausgaben gespeichert.
1 /
4
Auswerten
Sie können Ihre Ausgaben auf mehreren Wegen überblicken und analysieren.
Es gibt zum einen die Möglichkeit, dass Sie unter «Kreditoren > Ausgaben» eine Übersicht abrufen. Diese kann beispielsweise pro Monat die bezahlten, offenen oder pendenten Ausgaben anzeigen. Sie können diese Übersicht aber auch über die gesamte Zeitspanne, in der Sie SmartBusiness nutzen, anzeigen lassen.
Weiter können Sie unter «Kreditoren > Kreditoren» eine Auflistung all Ihrer Lieferanten sehen. Zunächst finden Sie wiederum eine Übersicht entweder über die gesamte Dauer oder über den einzelnen Monat auf den Lieferanten bezogen.
Wenn Sie dann einen der Lieferanten auswählen, sehen Sie die konkreten Ausgaben, die diesem Lieferanten und der Zeitspanne zugewiesen werden können.
Die Kategorien dienen dazu, Ihre Ausgaben genauer analysieren zu können. So können Sie z.B. eine Rechnung von Ihrem Telefon- und Internetanbieter genau unterteilen. Dies ermöglicht Ihnen die Übersicht über die einzelnen Kosten. Sie sehen nun z.B., wie hoch Ihre Kosten für Telefonie sind, auch wenn nicht alle Telefonkosten über einen Anbieter laufen oder über diesen noch andere Dienstleistungen bezogen werden.
1 /
1
Nein, es können keine Buchhaltungskonten hinterlegt werden. Dies kann umgangen werden, wenn Sie den Kategorien noch die Buchhaltungskontonummer hinzufügen. Das erleichtert Ihnen dann bei der Buchhaltung die Arbeit.
1 /
1
Abgleich
Wenn Sie den automatischen Kontoabgleich eingerichtet haben, erhalten Sie zum gewünschten Zeitpunkt eine E-Mail, in der Sie darüber informiert werden, dass eine ausgehende Transaktion stattgefunden hat.
Eine Transaktion kann immer verschiedene Status haben. Die häufigsten sind «Zugewiesen» oder «Nicht zugewiesen».
Eine zugewiesene Transaktion wechselt am Tag des E-Mail-Erhalts, einen Tag nach der Kontobelastung, in den Status «Bezahlt» und wird Ihnen so angezeigt.
Bei einer nicht zugewiesenen Transaktion müssen Sie zunächst noch manuell überprüfen, zu welcher Rechnung diese Ausgabe gehört.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Zahlung nicht gemacht wurde!
Die Zahlung wurde vorgenommen, kann jedoch in SmartBusiness nicht eindeutig zugeordnet werden. Ein möglicher Grund hierfür ist, dass Sie viele Rechnungen an denselben Lieferanten mit denselben Beträgen haben.
