Eine neue Rolle erstellen Sie unter «Konto > Rollen > Neu».
Geben Sie der Rolle einen passenden Namen. Dies kann zum Beispiel die Funktionsbezeichnung sein.
Durch Anklicken der Verbotssignale wird aus diesen ein Häkchen, und die Funktion wird für diese Rolle freigeschaltet.
Neben dem Häkchen erscheint ein Haus, die Benutzer dieser Rolle sehen nun alles. Durch Anklicken dieses Hauses wechselt dies zu einer Silhouette, der Benutzer sieht nun nur noch die von ihm erstellten Einträge dieser Kategorie.
Beispiel: Häkchen, Haus bei den Kontakten: Der Benutzer sieht alle Kontakte in SmartBusiness; Häkchen, Silhouette bei den Rechnungen: Der Benutzer sieht nur die selbst erstellten Rechnungen.
Unterschieden wird jeweils noch zwischen Lesen, Hinzufügen, Editieren und evtl. noch Verwalten.
Empfehlenswert ist, dass neue Rollen keine Rechte haben, die Einstellungen oder Benutzerrechte anzupassen. So verhindern Sie, dass Einstellungen geändert werden oder sogar Mitarbeitende ihre eigenen Rollen anpassen – ohne dass Sie dies erlaubt haben.
Ja. Ihre gmail Adresse kann für den Versand von Emails aus SmartBusiness, wie z.B. der Versand von Rechnungen, via eigenem SMTP Server verwendet werden.
Soll der Versand via SMTP Server von Google erfolgen (Serveradresse: smtp.gmail.com), ist es notwendig, dafür ein spezifisches Passwort, ein sogenanntes App-Passwort, im Google Account zu erstellen.
Dieses wird auf folgender Seite erstellt:
https://myaccount.google.com/security
Wichtig: Damit man App-Passwörter im Google Konto definieren kann, muss man erst die 2-Faktor Authentifizierung aktivieren:
Klicken Sie dann im folgenden Dialog auf «App auswählen" und wählen Sie «Email". Anschliessend klicken Sie auf «Gerät auswählen" und wählen SIe «Windows-Computer".
Nach Klick auf «Generieren» wird einmalig das App Passwort angezeigt. Dieses wird nun bei den SMTP Server Einstellungen in SmartBusiness unter «SMTP-Auth-Passwort» eingetragen.
Nach Eintrag der restlichen Angaben und Klick auf «Speichern», ist die Konfiguration abgeschlossen.
