Über «Datei auswählen» können Sie dann das Bild auf Ihrem lokalen PC auswählen und über «Hochladen» einfügen. Bitte beachten Sie die Grösse und das Format der Datei. Ein PDF kann nicht eingefügt werden. Beim Hochladen des Logos (als Bild) zur Nutzung des E-Rechnungsversands empfehlen wir eine maximale Grösse von ca. 150 KB.
Haben Sie das Bild hochgeladen, können Sie es nun mit der Maus so platzieren und die Grösse anpassen, wie Sie es wünschen.
Wenn Sie das Bild anklicken und die Maustaste gedrückt halten, können Sie es verschieben.
Wenn Sie mit der Maus über den Rand des Bildes fahren, dieses anklicken und verschieben, passen Sie die Grösse an.
Durch «OK» bestätigen und speichern Sie die Position des Bildes.
Es kann kein Bild standardmässig hinterlegt werden.
Wenn Sie das Dokument erstellt und gespeichert haben, können Sie «Herunterladen» auswählen.
Öffnen Sie das Dokument im Adobe Reader. (Dies ist ein externes Programm, das eine Voraussetzung für die problemlose Nutzung von SmartBusiness ist. Unter folgendem Link können Sie eine kostenlose Version installieren: https://get.adobe.com/de/reader/)
Wichtig ist, dass Sie beim Druck die Funktion «Tatsächliche Grösse» verwenden!
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Wenn Sie auf «Versenden > Post» geklickt und pingen.com nicht installiert haben, kann dies zu Veränderungen im Aussehen Ihres Dokuments führen.
Unter «Konfiguration > Layout» können Sie dies über «Editieren» wieder anpassen. Speichern Sie danach das angepasste Layout.
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Die Versandmöglichkeit «Post» ist die Anbindung zum Service von pingen.com. Diese versenden in Ihrem Namen die Dokumente nach Ihren Vorgaben. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.pingen.com/CH/de/home/Briefe-und-PDF-online-per-Post-versenden.html
Alternativ können Sie über «Ausgewählte» ein ZIP-Archiv erstellen lassen, dieses können Sie bei sich auf dem PC speichern und von dort aus wie gewohnt drucken.
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Wiederkehrende Rechnungen
Wenn Sie zunächst eine normale Rechnung erstellt haben, diese dann über «Erweitert» in eine wiederkehrende Rechnung geändert haben, kann es sein, dass Sie zwei Entwürfe haben. Dies beruht darauf, dass die wiederkehrende Rechnung am Folgetag – sofern nicht anders eingegeben – das erste Mal ausgelöst (sprich in einen Rechnungsentwurf geführt) wird.
Dies können Sie verhindern, indem Sie die wiederkehrende Rechnung direkt über «Dokumente > Rechnungen > Wiederkehrende Rechnung > +Neu» erstellen.
Alternativ können Sie auch das erste Ausführungsdatum der wiederkehrenden Rechnung anpassen.
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Status ändern
Wenn Sie eine unübliche Statusanpassung oder eine sonstige Änderung bei einem Dokument haben, lohnt es sich, eine kurze Notiz zu machen. Dies hilft Ihnen in der Zukunft, das Geschehen korrekt zu rekonstruieren.
Wenn Sie die Änderung vorgenommen haben, speichern Sie das Dokument.
Einzahlungsscheine (auch mehrere, z.B. für verschiedene Konten, oder ESR, ESR+ und rot), werden unter «Debitoren > Konfiguration > Softwareeinstellungen > Einzahlungsscheine» eingerichtet.
Nach vollständigem Eintragen der Angaben und Speichern der Eingaben, steht der Einzahlungsschein zur Verfügung. Beim Erstellen einer Rechnung kann er nun ausgewählt warden.
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QR Rechnung
Im Zusammenhang mit der Harmonisierung im Zahlungsverkehr wird in der Schweiz ab dem 30. Juni 2020 die sogenannte “QR-Rechnung” eingeführt. Hierbei handelt es sich um eine moderne Version der bisherigen roten und orangenen Einzahlungsscheine. Die QR-Rechnung soll die Weiterentwicklung von digitalen Geschäftsprozessen unterstützen sowie das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen vereinfachen. Vorerst steht die QR-Rechnung als zusätzliche Überweisungsart zu Verfügung. Es wird also auch weiterhin möglich sein, orange und rote Einzahlungsscheine zu verwenden. Langfristig wird die QR-Rechnung jedoch die heutigen Einzahlungsscheine ablösen. Ab wann die Einzahlungsscheine effektiv ersetzt werden, ist heute noch nicht bekannt.
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Bei der QR-Rechnung sind alle Zahlungsinformationen im Swiss QR-Code integriert. Dank dem QR-Code müssen daher die QR-Rechnungen nicht mehr manuell erfasst werden, sondern lassen sich einfach auslesen und in digitalisierte Prozesse einbinden.
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QR-Rechnung mit QR-Referenz (und QR-IBAN)
Die QR-Rechnung mit QR-Referenz und QR-IBAN ersetzt die orangenen Einzahlungsscheine. Die Variante mit Betrag den heutigen ESR bzw. die Variante ohne Betrag den heutigen ESR+. Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz (26 numerische Zeichen, gefolgt von einer Prüfziffer) und dient wie bisher dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin unverändert verwendet werden. So ist der nahtlose Übergang von ESR/ESR+ zur QR-Rechnung möglich ist. Die QR-Referenz darf nur in Kombination mit der QR-IBAN genutzt werden.
Die QR-IBAN sorgt dafür, dass bei der Zahlungserfassung zwingend eine QR-Referenz (ehemals ESR-Referenz) erforderlich ist. Damit wird die gewohnt effiziente Zahlungsverarbeitung sichergestellt. Für die QR-IBAN ist entsprechend eine ESR-Anmeldung bei der Bank erforderlich. Die QR-IBAN unterscheidet sich von der IBAN lediglich durch eine andere Instituts Identifikation (IID). Die QR-IBAN erhältst du von deiner Bank. Mehr dazu unter dem Punkt “Wie erhalte ich meine QR-IBAN?”.
QR-Rechnung ohne Referenz (mit IBAN)
Die QR-Rechnung ohne eine Referenz mit IBAN ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein. Hierbei ist keine QR-IBAN erforderlich, sondern es kann die normale IBAN vom Konto verwendet werden. Wahlweise kann der Zahlungspflichtige sowie der Betrag mitgegeben oder auch weggelassen werden. Diese Variante der QR-Rechnung lässt sich ohne spezifische Anmeldung bei der Bank direkt verwenden
QR-Rechnung mit Creditor-Referenznummer (mit IBAN)
Neben den (Schweizer) ESR-Referenznummern lassen sich bei der QR-Rechnung auch SCOR-Referenznummern nach (internationalem) ISO-11649 Standard verwenden. Diese Variante eignet sich für die internationale Rechnungsstellung. Also an Kunden ausserhalb vom Franken-Zahlungsraum (Schweiz und Liechtenstein). Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz; sie vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung mit einer eindeutigen Referenznummer. Auch bei dieser Variante ist keine QR-IBAN erforderlich, sondern es kann die normale IBAN vom Konto verwendet werden.
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Die QR-IBAN erhalten alle PostFinance-Kunden mit einer oder mehreren ESR-Teilnahme(n) in der letzten Juniwoche automatisch per Brief kommuniziert.
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Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenznummer und wird jeweils von SmartBusiness generiert sobald eine QR-Rechnung mit QR-IBAN erstellt wird. Das passiert alles voll automatisch und kann daher ignoriert werden.
Als erstes muss die QR-Rechnung in SmartBusiness als Zahlungsmittel hinzugefügt werden. Ab dem 30. Juni lässt sich dies im Modul Debitoren analog den bisherigen Einzahlungsscheinen erfassen:
Hierbei werden folgende Angaben benötigt:
QR-Rechnung (mit QR-Referenz)
• Name & Adresse der Bank
• Name & Adresse vom Empfänger (Kontoinhaber)
• QR-IBAN
• Auslieferungsnummer
QR-Rechnung (ohne Referenz)
• Name & Adresse der Bank
• Name & Adresse vom Empfänger (Kontoinhaber)
• IBAN
Es lassen sich natürlich in SmartBusiness auch beide Varianten der QR-Rechnung gleichzeitig erfassen und verwenden!
Die erfasste Variante der QR-Rechnung steht anschliessend bei der Rechnungserstellung automatisch als Zahlungsmittel zur Verfügung:
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Ja, in SmartBusiness werden sich auch weiterhin Rechnungen mit ESR, ESR+ sowie roten Einzahlungsscheinen erstellen und versenden lassen. Wie in diesem Artikel erwähnt, empfehlen wir unseren Benutzern, jeweils die Kunden zu fragen, ob diese lieber eine QR-Rechnung oder vorerst weiterhin die bisherigen Einzahlungsscheine erhalten möchten. Seitens SmartBusiness werden die bisherigen Einzahlungsscheine noch solange unterstützt, bis diese offiziell aus dem Zahlungsverkehr zurückgezogen werden. Da aktuell hierfür noch kein Datum bekannt ist, wird es frühestens in ein paar Jahren soweit sein.
ESR, ESR+ und rote Einzahlungsscheine können auch parallel zur QR-Rechnung verwendet werden!
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Beim Verarbeiten von eingehenden QR-Rechnungen empfehlen wir folgende Schritte im Modul Kreditoren:
Um eingehende QR-Rechnungen zu bezahlen, muss erst beim Kontakt ein QR-Konto erfasst werden. Hierfür als erstes in die Konten-Verwaltung vom Kontakt wechseln:
