Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, lässt sich der gewünschte Export jeweils direkt vom Dashboard aus starten.
Als erstes muss hierbei jeweils die Periode definiert werden, welche im Export enthalten sein soll.
Bei der Erstellung der «Sage50» beziehungsweise «Banana» Import Dateien prüft SmartBusiness, ob alle für diesen Export benötigten Daten vorhanden sind. Fehlen Daten, so müssen diese vor dem Export noch ergänzt werden.
In diesem Menu wird jeweils angezeigt, wo noch Daten fehlen. Durch Klick auf «Zur Datenbereinigung», gelangt man automatisch zu "Daten"-> "Bereinigen" wo die fehlenden Daten ergänzt werden müssen.
Werden Rechnungspositionen gefunden, die nicht einer Kategorie und einem damit verbundenen Buchhaltungskonto zugewiesen sind, müssen diese einem Katalogeintrag zugewiesen werden. Existiert noch kein passender Katalogeintrag, so kann über «Artikel erfassen» auch direkt ein neuer Katalogeintrag erstellt und mit einer Kategorie verknüpft werden.
Dies muss sowohl für Rechnungspositionen vom Typ «Produkt» wie auch vom Typ «Dienstleistung» gemacht werden.
Auch Katalogeinträge, welche keiner Kategorie zugehören, müssen einer Kategorie zugewiesen werden.
Abschliessend muss sichergestellt werden, dass sämtliche Katalog und Kreditor-Kategorien einem Buchhaltungskonto zugewiesen sind.
Wichtig: Damit der Export erstellt werden kann, müssen sämtliche Einträge in diesen 4 Laschen abgearbeitet sein.
«Abgearbeitet» bedeutet, dass jeweils keine Einträge mehr angezeigt werden («Keine Einträge gefunden»). Ist dies der Fall, kann der Export über «Letzten Export erneut versuchen» erneut gestartet werden.
Sobald der Export erfolgreich gestartet wurde, wird man in die Übersicht der Exporte geleitet, wo der Export nun in der Warteschlaufe steht und automatisch verarbeitet wird. Nach Abschluss vom Export wird man via Email informiert und kann den Export via dem Menu auf der linken Seite herunterladen:
